Професійний розвиток

11 навичок управління часом працювати менше і заробляти (2020)


«Продуктивність - це шлях до успіху», - каже більшість книг та курсів з підприємництва. Ця заява стає девізом для тих, хто бажає вдосконалити навички управління часом: чим більше ви працюєте і чим більше проектів у вас, тим більше грошей і більше успіху.

Іншими словами, ви намагаєтеся захопити нерозбірливий.

Одного разу, коли у вас є бізнес-веб-сайт, блог, репутація, послідовники в соціальних мережах і десятки важливих завдань, які потрібно виконати, ви розумієте, що не можете просто прокинутися і почати працювати.

Вам потрібні ефективні методи управління часом. І план.

Зоряні навички управління часом - це те, що робить віддалену роботу чи управління бізнесом не всім чашкою чаю. Коли у вас немає жодного зовні мотивація коли ви завищуєте свої здібності, усуваєте можливі форс-мажори, хвалять багатозадачність і уникаєте делегування - ви ризикуєте провалити план знову і знову.

Так, що ти робиш?

Оволодійте мистецтвом гарного управління часом, щоб працювати менше, але ефективніше. Для цього спробуйте наступні поради щодо управління часом.

Які найкращі навички управління часом?

Ось мій вибір найкращих навичок управління часом.

1. Встановіть відчутні цілі.

Як фрілансер, віддалений працівник або власник бізнесу, вам неодмінно потрібно мати денні плани. Це допомагає організувати роботу, але є невелика проблема: з планами на день ви знаєте що робити; але ти не знатимеш чому зробити це.

Абстрактні цілі, такі як заробляти більше грошей в Інтернеті не працюють тут. Ви не можете бути продуктивними, якщо не розумієте, куди веде ця продуктивність. Для успішної роботи практикуйте довгострокове планування та постановку цілей: Поставте чіткі цілі, запитуючи, де ви хочете бути через рік чи п’ять, і як ця мета пов'язана з тим, що ви робите сьогодні.

Відчутні цілі дають вам довгострокове бачення та короткочасну мотивацію до роботи. Щоб зробити їх більш потужними, використовуйте техніку, відому як розумні цілі (the SMART абревіатура):

  • Конкретний (щоб ви могли бачити напрямок, який слід слідувати)
  • Вимірювані (так що ви можете мати реальні терміни, щоб закінчити їх)
  • Досяжний (щоб ви могли зрозуміти, що вони досить реалістичні для виконання)
  • Релевантні (щоб вони узгоджувались із напрямком, яким ви бажаєте взяти вашу кар’єру)
  • Обмежений часом (щоб ви могли встановити термін їх виконання).

2. Перетворити плани в завдання.

Гаразд, ви ставили цілі рік-два. Скажімо, ви плануєте видати книгу, заробляти 35000 доларів на місяць за допомогою блогуабо стати топ-фрілансером у Вашій країні. Але коли і що ви збираєтесь зробити для досягнення цих цілей?

Вам потрібно перетворити ці довгострокові плани в конкретні важливі завдання, які ви виконаєте для досягнення мети. Кінцеві терміни тут відіграють важливу роль: у вас є 52 тижні для виконання плану року, тому призначте одне відповідне завдання на тиждень і додайте його до своїх списків справ, щоб встигнути його.

І звичайно, не ігноруйте пов’язані заходи, якщо такі є: пишіть для ЗМІ, створюйте серію індивідуальних консультацій, рекламуйте свої бізнес-акаунти, беруть участь у вебінарах тощо.

3. Виділіть час для самосвідомості та просування.

Працюючи над декількома проектами та не плануючи ніяких інших планів, ви ризикуєте працювати 10-12 годин на день, не маючи власного та професійного зростання. Це нескінченне коло, яке не має випуску, але підвищує рівень стресу, вигорання, зволікання та нульову продуктивність.

Плануючи свою роботу, враховуйте наступні аспекти:

  • Ваша робота з проектами клієнтів - розділіть їх на етапи, з контрольними точками
  • Ваші ідеї та реалізація власних проектів - працюйте на веб-сайті вашого бізнесу, написати переконливий зміст для цього беруть участь у нішевих конференціях, пишуть гостьові статті, створюють навчальні курси тощо.
  • Мережі - розробка соціальних медіа та особистого брендингу - це ваші інструменти для пошуку клієнтів, тому обов'язково виділіть і час для цього
  • Самоінвестування - книги, вебінари, подкасти, навчальні інформаційні бюлетені, курси ... Це займає багато часу, тому плануйте це відповідно
  • Заповнення свердловини»- плануйте деякий час, щоб оговтатися від роботи і менше напружуватися: ходити в кіно, подорожувати, проводити час з друзями ... Найчастіше підприємці стають готувальниками; тому якщо вони не планують заздалегідь відпочити, вони ризикують витратити весь час на роботу. Це не те, що потрібно для прекрасного управління часом та підвищення продуктивності.

А тепер про найцікавішу частину:

Як поділити час на все це? А як щодо пропорцій?

Це залежить від вашої завантаженості завдання та порядку вашого уподобання. Часова частка не може бути постійною, 80/20 або будь-яким іншим. Коли у вас багато клієнтів та проектів, плануйте менше часу на навчання та саморекламу.

І все-таки зробіть це, щоб не зникнути з медіа-сцени! І навпаки, коли нових завдань щодо управління проектами попереду немає - спрямовуйте всі зусилля та достатньо часу на просування ваших послуг. Заздалегідь складіть план та список ідей для нього.

4. Розгляньте короткострокове планування.

Більшість із нас знають віддалену роботу та підприємництво як безсонні ночі на проектах через завтрашні терміни. Але це не що інше, як ваша відсутність навичок у короткочасному плануванні.

Щоб уникнути тиску пік та термінів, які вбивають вашу продуктивність, зробіть це:

  • Якщо всі клієнти приходять одночасно - оцінюйте та оцінюйте кожного план проекту, подумайте про пріоритетність і відмовтесь від тих, які не є вашою спеціальністю.
  • Якщо важко зрозуміти, скільки часу вам знадобиться для завершення проекту - розділіть його на етапи та внесіть усі необхідні зміни у свій план.
  • Якщо є проблеми з затвердженням, виправлення чи будь-які інші форс-мажорні ситуації - залиште у своєму календарі вільний час для їх вирішення та перегляньте завдання відповідно.
  • Використовуйте потужний додаток для планування, як-от Ткані щоб ви могли ефективно керувати зустрічами, підвищити продуктивність та вдосконалити свої зусилля.

5. Не плануйте всі завдання на один день.

Ця помилка випливає з вищезгаданого тут. Коли ви не можете оцінити свої здібності та обсяг роботи, але вважаєте, що день достатньо довгий, щоб встигнути встигнути все, ви вставляєте в нього багато завдань. Потрібно сказати, що вам не вдається справитись з усіма ними ефективно.

Навички продуктивності та управління часом - це не те, щоб зробити «якнайбільше сьогодні». Йдеться про належне визначення пріоритетів і вміння читати час.

Сплануйте одну-дві трудомісткі завдання та три-чотири короткі угоди на день. Зробіть те ж саме зі своїм щотижневим графіком, щоб ви не панікували і не пропускали терміни, якби не виконали всі щоденні завдання вчасно.

6. Сплануйте свої робочі години.

Позаштатні роботи та працюючи з дому йдеться про свободу часу, правда?

Однак без чітких меж ваш робочий час може вийти з-під контролю. Вам подобається починати роботу перед чищенням зубів вранці? Як щодо завершення роботи в ліжку перед тим, як лягти спати, оскільки ваш мозок все ще працює милю в хвилину?

Без планування своїх годин ваше психічне здоров'я та особисте життя можуть постраждати, а зволікання та стрес - це звичайна справа.

Пам'ятайте про таке, як "робочий час". Створіть графік, працюйте певну кількість годин на день і уникайте витрачати вільний час на роботу.

Це не означає, що вам доведеться працювати від 9 до 5; це означає, що ви знаєте, що, наприклад, ви працюєте шість годин на день, і не будете жертвувати свою сьому чи восьму годину телефонними дзвінками або навіть терміновими завданнями.

І ніколи не працюйте у вихідні дні чи не маєте хоча б одного вихідного дня на тиждень. Це день, коли ви забуваєте про свої навички прийняття бізнес-рішень і навіть не думаєте про щось на кшталт "Я просто перевіряю електронну пошту на секунду". Як правило, ці секунди перетворюються на години, змушуючи вас знову подумати про роботу і закінчитися нервовими зривами.

7. Не намагайтеся реалізувати всі ідеї.

Навіть не намагайтеся реалізувати всі ідеї, які вам приходять в голову. Так, видаватись стільки креативних речей, які ви записали до блокноту, але непродуктивно, здається, не відмінено: нові курси, проекти, заходи, послуги - як правило, лише 30-50% з них виходять наживо; інших закопують у протяги.

Але це нормально.

Це здорово генерувати тонни бізнес-ідей і запишіть їх, щоб ви їх не забули. Але зробіть звичку оцінювати кожну ідею на етапі підготовки: скільки часу та сил потрібно для її реалізації та які прибутки чи вигоди ви отримаєте згодом. Чи гра варта свічки?

8. Максимум використання технології.

Деякі з нас починають із створення списків справ на аркушах паперів, пізніше розуміють, що це неефективно, і вирішують, що вони досить дисципліновані, щоб запам'ятати все, у чому немає списків. Добре, якщо ви працюєте з одним проектом або нічого не плануєте, окрім реалізації цього проекту. Для продуктивної роботи в різних сферах життя потрібні інструменти. Не намагайтеся тримати все в голові.

Не соромтеся вибирати все, що допоможе вам організувати роботу, дотримуйтесь розкладу та дотримуйтесь плану: Trello, isoTimer, Toggl - ви називаєте це. Але ось для вас професійний лайфхак: змішайте кілька інструментів або час від часу міняйте існуючий. Це дозволяє заощадити свої енергетичні рівні та уникнути годування одним інструментом і не загубитися у завданнях.

9. Не відповідайте відразу на електронні листи.

Не потрібно розповідати про загальні відволікання та втрату часу, такі як телесеріали чи канали соціальних медіа. Більшість людей знає про них і як з ними впоратися, але дехто все ще ігнорує таку програвач часу та їх вбивцю як продуктивність як негайну реакцію на пропозиції проекту або запитання клієнтів.

Підприємці та віддалені працівники є власними маркетологами та менеджерами з продажу, тому вони весь час намагаються бути доступними в Інтернеті. Месенджер, електронна пошта, телефонні дзвінки - важко протистояти спокусі відповісти підморгнутим. Ви вірите, що втратите клієнта або образите їх будь-коли, якщо не відповісте на їх повідомлення прямо тут і зараз; але це не так.

Це просто - чим швидше ви реагуєте, тим швидше відгукнеться ваш клієнт. Плюс, чим більше листів ви надішлете, тим більше отримаєте.

Що ви втрачаєте щоразу, коли відволікаєтесь, - це концентрація на виконаному завданні. Вам доведеться витрачати час на те, щоб повертатися в гру знову і знову, багато разів на день.

Рішення?

Вимкніть месенджери, коли ви почнете працювати. Перевіряйте електронні листи кілька разів на день максимум (виділіть для цього певний час між основними завданнями). Використання інструментів електронної пошти для планування публікацій, щоб вони надсилалися із запізненням.

Якщо вам важко ігнорувати відволікання від інших веб-сайтів, використовуйте інструменти, які будуть блокувати ваш доступ до цих ресурсів.

10. Побалуйте себе обманом.

Ті, хто знайомий зі здоровими дієтами, знають про чіт-трапезу - один день на місяць або тиждень, коли можна їсти все, що завгодно. Якщо говорити про бізнес, то також діє принцип чіт-фуду: він допомагає «заповнити свій колодязь» (згаданий вище) та підтримати рівень вашої ефективності та продуктивності праці.

Чіткові страви в бізнесі - це не їжа, а альтернативні витрати часу. Це може бути день перегляду серіалів, шопінг, без об’єктів трамваїв у місті тощо. Але не плутайте ці дні зі своїм вихідним днем! Просто переконайтеся, що ваш день «чіт-трапези» не співпадає з важливим терміном дня і не робіть таких днів вашою повсякденною звичкою.

11. Не забудьте виростити свої м'які навички.

Ви не можете керувати продуктивністю часу та роботи, не керуючи своїм життям загалом. Детальний графік не зробить вас суперорганізованими та щасливими: ви можете навчитися писати план та як згладити навантаження, але ця навичка також потребує знань, як вибудовувати стосунки з клієнтами, як зрозуміти, чи потрібно працювати з цією людиною, як сказати "не" токсичним людям тощо, тощо.

Як бачите, навички професіонала у своїй ніші виходять за рамки управління часом.

Щоб уникнути помилок і організувати свою роботу, вам потрібно зайнятись усіма особливостями своєї ніші, застосувати свій досвід та досвід та бути обізнаним у своїх слабких місцях, удосконалюючи себе. Після розгляду ці деталі допоможуть вам скласти робочий графік для належних навичок управління часом та підвищення продуктивності.

  • Делегат. Світ не розвалиться, якщо ви не виконаєте всі завдання самостійно.
  • Навчіться говорити ні і створити алгоритм вибору клієнта. Працюйте з цікавими для вас проектами та чергуйте довгострокові та короткострокові проекти.
  • Не бійтеся підвищення цін за ваші послуги, якщо вони платять.

Управління часом - це не математика чи графік роботи, а творчість та свідомість, які змінюють ваше життя на краще.

Спеціаліст, який дотримується строків, є цінним надбанням. Споживачі включають таких людей до списків їх улюблених і з радістю рекомендують їх друзям.

Отже, ваші зоряні навички управління часом дозволяють вам стати значно затребуваними та дорожчими на ринку. Більше того, ви отримуєте яскравіше життя та ресурс часу та зусиль, щоб перейти на наступний рівень.

****

Леслі Вос, контент-стратег та доповідач у bid4papers блог.