Огляди програмного забезпечення

Переглянуто 11 найкращих програмних засобів для управління документами до 2020 року


Документи та файли - важлива частина вашого бізнесу.

Незалежно від того, чи керуєте ви великою організацією, малим бізнесом або навіть займаєтесь ними робота з домашньої роботи, швидше за все, ви створюєте багато документів. Коли ви створюєте ці документи, вам потрібно зберігати їх у безпеці та організованості, щоб забезпечити доступ вашої команди та клієнтів до них легко.

Щоб зробити речі простішими, ви можете використовувати програмне забезпечення для управління документами.

Потреба в цих інструментах зростає, у міру збільшення глобальний ринок програмного забезпечення для управління документами ймовірно, до 2028 року досягне 11,06 млрд. дол.

Ці інструменти стають все більш популярними - і з поважної причини.

Вони допомагають зберігати файли організованими та безпечними, щоб забезпечити безперебійну співпрацю між усіма зацікавленими сторонами. Вони також спрощують завантаження, завантаження або просто доступ до файлів з будь-якої платформи, пристрою чи веб-браузера.

Щоб допомогти вам прийняти правильне рішення, я оцінив і переглянув найкраще програмне забезпечення для управління документами. Ці огляди базуються на їх ключових особливостях, простоті використання, інтеграції, життєвому циклі документів, форматах файлів, автоматизації робочого процесу, планах ціноутворення тощо.

Давайте розпочнемо.

Що таке найкраще програмне забезпечення для управління документами?

Ось мої найкращі вибір найкращого програмного забезпечення для управління документами, який можна використовувати в цьому році.

1. Dropbox.

Dropbox - одна з найпопулярніших доступних систем управління документами все в одному. Він дозволяє керувати цифровими ресурсами як для традиційних, так і для мультимедійних документів. Це також дозволяє редагувати документи, а зміни відображаються в режимі реального часу для інших користувачів.

З новими функціями, такими як оптичне розпізнавання символів (OCR), щоб перетворити зображення в текст і тонни сторонніх інтеграцій програм, ви не можете помилитися з Dropbox.

Ключові риси:

  • Інструмент переказу рахунку - Це дозволяє надійно переносити файли між декількома користувачами у разі переміщення або зміни обов'язків.
  • Вітрина Dropbox - Покажіть усі ваші роботи на професійно керованих сторінках і відстежте, як користувачі взаємодіють із вашими файлами.
  • Інтеграція додатків сторонніх розробників - Dropbox пропонує надійну інтеграцію з більш ніж 3,00 000 підключеними додатками.
  • Підтримка наживо - Підтримка в реальному часі пропонує надійне обслуговування через електронну пошту, чат та телефонні дзвінки.

Плюси:

  • Пропозиції 'віддалене протирання' можливість миттєво очищати ваші файли з викрадених пристроїв та зламаних облікових записів, щоб захистити дані
  • Дозволяє стежити за діяльністю вашої команди через панель адміністратора
  • Забезпечує тимчасовий доступ через терміни, що втрачають силу та відключає завантаження у посиланнях
  • Допомагає відновити видалені файли, відновивши попередню версію файлу
  • Синхронізується на різних пристроях і платформах
  • Поставляється з функцією під назвою 'менеджер папок команди' щоб допомогти вам отримати контроль і наочність над командними папками
  • Пропонує безліч гнучких планів зберігання

Мінуси:

  • Мобільна версія не така зручна, як версія для настільних ПК
  • Завантаження може бути повільним

Ціноутворення:

Його стандартні та розширені плани коштують $ 12,50 і $ 20 на місяць відповідно. Ціновий план його підприємства доступний на запит.

2. Документи Зохо.

Zoho Docs - ще одне популярне програмне забезпечення для управління документами у цьому списку. Це дозволяє надійно зберігати та керувати всіма своїми файлами у хмарі. Він також пропонує потужні інструменти для співпраці, включаючи обмін групами та двосторонню синхронізацію, щоб допомогти вам ефективно працювати з віддаленими клієнтами та працівниками.

Ключові риси:

  • Зберігати документи - Це дозволяє користувачам легко зберігати великі файли, включаючи відео, папки та навіть повні бази даних.
  • Електронна пошта - Миттєво надсилайте документи з електронної пошти чи сканера до хмарного облікового запису без входу.
  • Чиста організація - Легко створюйте папки та підпапки для чистої категоризації файлів на основі проекту, функції та типів файлів.
  • Двостороння синхронізація - На робочому столі ви можете працювати в Інтернеті чи офлайн - файли автоматично оновлюються, коли ви знову в мережі.

Плюси:

  • Дозволяє перенести велику кількість папок, не порушуючи замовлення
  • Створює автоматичне резервне копіювання файлів, щоб запобігти втраті даних
  • Дозволяє завантажувати файли масово
  • Дозволяє створити групу для обміну файлами одночасно з кількома користувачами
  • Забезпечує чат у програмі для співпраці з різними членами команди
  • Встановлює нагадування та завдання для управління та делегування роботи серед команд
  • Зберігає ваші файли на різних серверах у кількох місцях
  • Він забезпечує жорстку безпеку, шифруючи файли через 2048-розрядний ключ на основі RSA, побудований за допомогою Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Пропонує функцію сліду аудиту для відстеження змін, зроблених іншими користувачами
  • Дозволяє персоналізувати його відповідно до ваших вимог щодо брендингу
  • Пропонує безкоштовну версію для до 5 користувачів

Мінуси:

  • Користувацький інтерфейс виглядає базовим і датованим
  • Час завантаження програми повільний

Ціноутворення:

Платні плани починаються від 5 доларів на місяць. Ви також отримуєте 15-денну безкоштовну пробну версію.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet - ще одна потужна система управління документами (DMS), яка допомагає сканувати та робити файли цифровими моментально. Він також дозволяє надсилати один файл у декількох форматах із захищеними паролем посиланнями та легко класифікувати та знаходити файли.

Ключові риси:

  • Потужний пошук - Це дозволяє повнотекстовий пошук для пошуку будь-якого файлу, що знаходиться в будь-якій папці. Він упорядковує, автоматично розпізнає, називає та зберігає всі документи, використовуючи інформацію, наявну у файлах.
  • Управління робочим потоком - Легко переглянути знімок документообігу. Це також дозволяє оглянути конкретні етапи робочого процесу.
  • Вбудовані шаблони - Використовуйте шаблони для структури папок, які ви хочете зберегти у всій системі. Ви також можете створити документ із попередньо визначеними іменами.
  • Запити файлів - Дозвольте віддаленим клієнтам та співробітникам віддалено завантажувати файли в систему через гостьовий доступ, використовуючи її функцію "Запит файлів".

Плюси:

  • Дозволяє встановити управління окремими папками, шафами, ящиками файлів
  • Ви можете надіслати запит на електронний підпис будь-кому для будь-якого документа
  • Дозволяє зберігати окремий аудиторський слід для підписаних документів для забезпечення відповідності та безпеки
  • Забезпечує зручну для настільних програм програму
  • Імпортує електронні листи та вкладення у заздалегідь задану папку
  • Пропонує чуйну технічну підтримку
  • Поставляється з мобільними додатками для Android та iOS
  • Дозволяє завантажувати документи безпосередньо з камери
  • Використовуйте двофакторну автентифікацію та дозвіл на основі ролі для посилення безпеки
  • Зашифроване шифрування спільного використання та зберігання файлів
  • Забезпечує інтеграцію із сторонніми програмами, включаючи Salesforce та Microsoft Office

Мінуси:

  • Це може бути більш зручним для користувачів

Ціноутворення:

Плани передплати починаються від 15 доларів на місяць і тривають аж до 199 доларів на місяць. Ви також отримуєте безкоштовну демонстраційну версію.

4. Цифровий ящик.

Цифровий ящик - це один із бажаних варіантів середнього бізнесу в роздрібній торгівлі, виробництві та освіті, серед інших. Він здатний миттєво сканувати та зберігати документи та пропонує додаткове зберігання документів для додаткового рівня безпеки.

Ключові риси:

  • Організація документів - Легко впорядкуйте всі свої документи в централізованому місці зі звичною структурою файлів / папок на базі Windows. Це також дозволяє зберігати файли в декількох шафах файлів для легкої сегрегації.
  • Гнучка - Легко об'єднайте документи або додайте сторінки до вже існуючих документів. Ви також можете переназначити документи різними індексами.
  • Легкий імпорт - Використовуйте перетягування, копіювання та вставлення, сканування та імпорт функцій, щоб легко імпортувати файли безпосередньо на накопичувач.
  • Безпека - Він пропонує потужну безпеку всіх документів за допомогою AES-128 бітового шифрування. Ви також можете скористатися аудиторським контуром, щоб відстежувати зміни, внесені до будь-якого документа.

Плюси:

  • Миттєво налаштуйте шафи файлів під конкретні бізнес-вимоги
  • Використовуйте керування версіями, щоб отримати доступ до старих версій того самого файлу
  • За допомогою пошуку за ключовими словами та текстом ви можете легко знайти файли, що зберігаються у будь-якій папці на диску
  • Дозволяє друкувати документи безпосередньо з диска
  • Знімайте та імпортуйте кілька документів одночасно
  • Він синхронізує зміни, внесені до файлів з будь-якого пристрою
  • Легко співпрацюйте з різними зацікавленими сторонами, переглядаючи зміни, внесені до файлу в режимі реального часу
  • Пропонує безкоштовну пробну версію

Мінуси:

  • Пропонує обмежені можливості
  • Не підходить для великих організацій

Ціноутворення:

Ви можете або придбати одноразову ліцензію програмного забезпечення за одноразовою вартістю 1200 доларів США, або придбати план передплати 500 доларів на рік.

5. FileHold.

FileHold - це корпоративне рішення для управління документами (DMS), яке доступне та просте в установці. Ви можете легко сканувати, зберігати та індексувати документи за допомогою програмного забезпечення. Щоб забезпечити абсолютну безпеку, ви також можете встановити програмне забезпечення на локальний сервер.

Ключові риси:

  • e-Форми - Легко витягайте інформацію метаданих з електронних форм, використовуючи стандартні інструменти Microsoft Word, присутні у формах Office або PDF.
  • Кур'єр - Це безпечний спосіб надсилання документів, який також надсилає підтвердження доставки. Він також повідомляє одержувачів за допомогою електронних листів із посиланням на документ.
  • Управління файлами - Це дозволяє вам бути більш ефективними, диференціюючи щоденні завдання та роблячи управління файлами ефективним процесом.
  • Сканування та зображення - Переходьте без паперів, безпосередньо скануючи та зображуючи документи для надсилання різним користувачам по всьому світу.

Плюси:

  • Забезпечує безліч підтримки браузера
  • Поставляється із здатним програмним забезпеченням для смартфонів для зручного управління всіма документами
  • Він оснащений розширеним пошуком, схожим на Google, який використовує метадані документа, щоб допомогти вам знайти відповідні результати
  • Ви можете ефективно його інтегрувати в Microsoft Office, щоб дозволити прямий доступ до таких інструментів, як Outlook, Word, PowerPoint, Excel та Visio
  • Легко керуйте як останніми, так і архівними документами за допомогою вдосконаленої політики розпорядження та зберігання
  • Використовуйте можливість реєстрації / оформлення замовлення, щоб уникнути перезапису під час роботи над певним документом
  • Створіть віртуальні папки для досягнення нескінченної сукупності файлів
  • Дозволяє працювати з документами в автономному режимі, і всі зміни будуть збережені, коли ви знову в мережі
  • Пропонує управління контентом підприємства (ECM) та архівування

Мінуси:

  • Якщо ви новачок, вам може бути трохи складніше зрозуміти його функції
  • Користувацький інтерфейс не є зручним для користувачів

6. Локатор документів.

Локатор документів пропонує потужну інтеграцію з Windows та ефективний хмарний хостинг для зручного управління файлами. Деякі з його найбільш вражаючих функцій включають контроль версій, сканування без паперу, контроль документів, управління електронною поштою тощо.

Ключові риси:

  • Сканування - Локатор документів дозволяє легко перетворювати паперові документи в повністю пошукові файли. Ви також можете виконати захоплення документа та зрозуміти важливі факти про документ як метадані файлу.
  • Автоматизовані робочі процеси - Він пропонує різноманітні функції робочого процесу, включаючи тайм-аут, рольові процеси, точки контролю якості та настроювані шаблони сповіщень, серед інших.
  • Параметри пошуку - Ви можете шукати файли за допомогою декількох можливостей, включаючи швидкий пошук, пошук потужності, розширений пошук або пошук у моєму DL.
  • Затвердження документа - Легко фіксуйте затвердження електронних документів для забезпечення прозорості та відповідності. Він також підтримує як окремі кроки схвалення, так і складні кілька кроків схвалення.

Плюси:

  • Дозволяє захоплювати метадані відсканованих файлів із зон, титульних аркушів, штрих-кодів або вибирати окремо на екрані за допомогою попереднього перегляду в Document Pro
  • Пропонує підтримку у веб-переглядачах, пристроях та платформах
  • Підвищує гнучкість процесу за допомогою варіантів делегування
  • Ви можете автоматизувати документи, орієнтовані на документи, щоб уникнути повторюваності та підвищити ефективність операції
  • Перегляньте визначений зразок робочого процесу для кращого контролю якості
  • Дозволяє відстежувати стан огляду документа та кроки затвердження
  • Автоматичні нагадування та сповіщення прискорюють процес затвердження документів
Мінуси:
  • Користувацький інтерфейс трохи неохайний
  • Пропозиції пропонують лише кілька разів на рік

Ціноутворення:

Ліцензійні ціни починаються від 250 доларів і піднімаються до 400 доларів.

7. HighTail.

HighTail дозволяє управління документами більш зручним та зрозумілим. Більше того, це дозволяє творчим професіоналам легко обмінюватися великими файлами, включаючи відео, ілюстрації, дизайн, фотографії та презентаційні файли.

Ключові риси:

  • Попередній перегляд з високою роздільною здатністю - Ви можете переглядати або передавати великі файли, не завантажуючи їх.
  • Бесіда в реальному часі - Особи або команди можуть отримувати електронні листи в реальному часі, оновлення проекту та коментарі.
  • Анотації від руки - Дозволяє коректувати файли, намалювавши форму вікна, стрілки, лінії або від руки, щоб розмітити мультимедійні файли.
  • Порівняння версій - Ви можете використовувати порівняльну версію файлів на одному екрані, щоб оцінити зміни та легко дати відгук.

Плюси:

  • Дозволяє користувачам отримувати чіткіші відгуки за допомогою прямого коментаря до файлу, що призводить до менших результатів та кращого кінцевого продукту
  • Упорядковує та консолідує творчий процес для скорочення часу на ринок
  • Одержувачам не потрібен обліковий запис для контролю доступу для перегляду спільних файлів
  • Поставляється з 256-бітним шифруванням AES, а також пропозиціями щодо рівня безпеки для забезпечення жорсткої безпеки по всій системі
  • Забезпечує "надіслати трекер" можливість дізнатися, коли файли доставляються та завантажуються
  • Переглядайте декілька файлів одночасно через візуальні папки
  • Пропонує безкоштовну версію для фізичних осіб

Мінуси:

  • Спільні посилання закінчуються занадто швидко
  • Функція пошуку не є зручною для користувачів

Ціноутворення:

Його преміальні плани починаються від 12 доларів на місяць і піднімаються до 36 доларів на місяць.

8. Evernote Business.

Без сумніву, Evernote Business - один з найпопулярніших інструментів управління файлами. Це допомагає вам легко створювати та ділитися нотатками та файлами, щоб створити розумніше та продуктивніше робоче місце. Усі його особливості орієнтовані насамперед на підвищення продуктивності бізнесу.

Ключові риси:

  • Підвищення продуктивності - Команди можуть ефективно збирати, класифікувати та ділитися ідеями для підвищення продуктивності.
  • Web Clipper - Миттєво зберігайте скріншоти веб-сайтів у своєму акаунті EverNote. Ви можете легко зберегти всю корисну інформацію в Інтернеті та знайти їх відрізаними, коли вони вам знадобляться.
  • Вбудовані шаблони - Ви можете використовувати вбудовані шаблони Evernote, щоб заощадити час і сили, задовольняючи конкретні потреби. Прості в установці шаблони дуже настроюються, і ви навіть можете користуватися ними нескінченно разів.
  • Широка інтеграція - Він пропонує широку інтеграцію із сторонніми програмами, такими як Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive та Slack.

Плюси:

  • Дозволяє обрізати скріншоти для збору потрібної інформації
  • Пропонує кілька комбінацій клавіш для підвищення ефективності
  • Дозволяє редагувати файли та облікові записи в режимі реального часу
  • Він також дозволяє шукати рукописні замітки, фотографії на дошці та відскановані зображення
  • Він здатний ідентифікувати 11 рукописних та 28 машинописних мов
  • Evernote for Business також підтримує передостанню програму iPad
  • Дозволяє сканувати фізичні документи та зберігати їх як захищені файли

Мінуси:

  • Організація предметів не помилкова
  • Синхронізація великих файлів - це дуже повільно

Ціноутворення:

Платні плани починаються від $ 14,99 на місяць на кожного користувача.

9. Smartsheet.

Smartsheet - це один із бажаних варіантів вибору підприємств для досягнення чіткого управління проектами, обміну файлами та співпраці. Однією з його головних особливостей є те, що вона пропонує широку інтеграцію із сторонніми додатками, включаючи Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier тощо.

Ключові риси:

  • Заздалегідь задані шаблони - Він пропонує заздалегідь задані шаблони, які допоможуть вам визначити робочі процеси та бізнес-процеси набагато простіше.
  • Зміст співпраці - Легко контролюйте хід виробництва на своєму аркуші, призначайте завдання, використовуйте автоматизовані нагадування, дозволяйте іншим користувачам переглядати вміст та надавати детальний зворотній зв'язок за допомогою закріплених анотацій.
  • Високобезпечний - Smartsheets використовує надмірність даних на багатьох сайтах, розміщення в Equinix та AWS, щоб забезпечити безпеку ваших документів.
  • Автоматизація - Ви можете автоматизувати повторювані процеси, вимагаючи схвалення або надсилаючи сповіщення та оновлення.

Плюси:

  • Дозволяє комбінувати умовні шляхи та кілька дій, щоб легко автоматизувати робочі процеси
  • Дозволяє ефективно співпрацювати шляхом оновлення даних у режимі реального часу в різних додатках
  • Легко замініть або об’єднайте дані з електронних таблиць Excel, файлів CSV та Google Таблиць у Smartsheet
  • Забезпечує простий у користуванні інтерфейс перетягування та перетягування для налаштування приладової панелі
  • Забезпечує доступ у реальному часі на ваш смартфон через програми iOS та Android
  • Дозволяє стороннім користувачам переглядати файли та документи

Мінуси:

  • Потрібно докласти чимало зусиль, щоб вивчити його довгий список особливостей

Ціноутворення:

Стандартне ціноутворення починається від 14 доларів на місяць. Для корпоративних планів з більш вдосконаленими функціями ви повинні зв’язатися з продавцем.

10. Onehub.

Onehub - це ще одне потужне програмне забезпечення для управління документами у цьому списку. Він пропонує просте завантаження файлів із функцією перетягування. Більше того, він дозволяє користувачам контролювати версії, впорядковувати файли у підпапках та безпечно ділитися.

Ключові риси:

  • Легко завантажуйте файли - Миттєво завантажуйте файли за допомогою функції перетягування. Він також дозволяє автоматичну версію файлів, організацію на основі папок та захищений шлюз FTP для масових завантажень.
  • Настроювання - Легко налаштовуйте сторінки, логотип та кольорові теми програми відповідно до потреб вашого бренду. Ви також можете додати власний домен та білу маркування у свій обліковий запис.
  • Особливості безпеки - Він використовує безліч функцій безпеки, включаючи дозволи на основі ролей, тайм-аути сеансу, аудиторські треки та двофакторну автентифікацію, щоб забезпечити безпеку ваших даних.
  • Попередній перегляд - Легко переглядати попередній перегляд файлів і документів, не завантажуючи їх у браузер або мобільний пристрій.

Плюси:

  • Дозволяє вам зв’язатися з співробітником, щоб затвердити або переглянути свої файли
  • Пропонує плавну інтеграцію з Google Drive та OneDrive
  • Дозволяє повідомленням спілкуватися з кожним членом команди
  • Відстежуйте активність, щоб знати, хто публікує, що і коли
  • Опублікуйте коментарі до папок, щоб легко ділитися відгуками
  • Використовуйте аудиторські траси, щоб миттєво відкликати доступ, коли ви бачите щось рибне
  • Легко застосовувати складну політику паролів

Мінуси:

  • Користувацький інтерфейс виглядає трохи застарілим
  • Не можна створювати підгрупи користувачів

Ціноутворення:

Його платні плани починаються від $ 12,50 на місяць і піднімаються до $ 500 на місяць.

11. InfoRouter.

InfoRouter - ще один інструмент управління документами, який допоможе вам легко керувати всіма своїми документами. Однак вам доведеться встановити його на стороні сервера без компонентів клієнта. Хороша новина полягає в тому, що вона дуже масштабована і може використовувати до 100 серверів для обміну робочим навантаженням.

Ключові риси:

  • Управління записами - Безпечно керуйте критично важливими для бізнесу записами, надсилаючи документи на заздалегідь визначені робочі процеси та відстежуючи їх статус у режимі реального часу.
  • Звітність - Отримуйте зведений звіт про події, що відбуваються щодня.
  • Багатомовний - Він пропонує багатомовну підтримку, яку можна використовувати для сповіщення електронною поштою.
  • Гарячі папки - Він автоматично імпортує дані відстежуваних папок у заздалегідь визначені папки infoRouter.

Плюси:

  • Дозволяє конвертувати зображення у PDF-файли
  • Ви можете створити необмежену кількість папок
  • Дозволяє створювати кілька кореневих папок
  • Підтримує HTTPS і SSL
  • Дозволяє налаштовувати шаблони електронної пошти та тексту
  • Підтримує історію класифікації та класифіковані документи

Мінуси:

  • Завантаження великих файлів відбувається трохи повільно
  • Інтерфейс користувача складний

Ціноутворення:

Його ціни доступні на основі запиту.

Інші інструменти, які ще не переглянуті для цього списку, включають Docuware, M-файли та SharePoint.

Що таке програмне забезпечення для управління документами?

Останнім часом, коли бізнес рухається в Інтернеті, програмне забезпечення для управління документами привертає велику увагу останнім часом.

Простіше кажучи, це програмне забезпечення, яке використовується для організації, індексації, зберігання, управління та відстеження документів у цифровому форматі. Більше того, вони допомагають перетворювати документи в цифрові формати за допомогою сканерів досить легко.

Робота з величезною кількістю даних є досить складною справою, особливо коли документ знаходиться у фізичній формі.

Насправді, багато продуктивності бізнесу втрачається просто при подоланні проблем із документацією. Перетворившись в електронні формати, легше орієнтуватися в документах. Зрештою, ви витрачаєте менше часу на їх пошуки і можете більше сконцентруватися на видобутку інформації.

Як ви використовуєте програмне забезпечення для управління документами ??

Інструменти для управління документами досить прості у використанні. Більшість кроків перекриваються залежно від програмного забезпечення, яке ви використовуєте.

Давайте розглянемо практичні кроки за допомогою Evernote Business.

Зайдіть на веб-сайт і створіть свій рахунок та заповніть необхідні дані, якщо це бізнес-рахунок.

Ви можете увійти та розпочати створення вмісту відразу. Evernote сумісний з різноманітними документами, включаючи фотографії, електронні таблиці, статті, строки та примітки. Більшість програмних засобів для документування дозволяють і ці документи.

Далі ви можете почати додавати користувачів до свого облікового запису бізнесу. Просто натисніть на ліву піктограму, яка говорить: "Додати користувачів." Ви можете надсилати їм запрошення електронною поштою та просити їх приєднатися.

Щойно ви додасте користувача, він зможе переглянути центральний сховище даних та інформації. Тут вона називається Космічний каталог. Ви також можете надати їм доступ для внесення змін та змін у сховище.

Evernote також дозволяє робити нотатки, налаштовувати робочі чати, створювати ярлики та теги, сканувати документи та співпрацювати в режимі реального часу з колегами.

Що слід шукати в системі управління документами?

Хоча ваш вибір та налаштування залежать від ваших потреб та ділових документів, ось деякі основні функції, які вам завжди знадобляться:

1. Архіви.

Програмне забезпечення повинно дозволяти вам архівувати документи в центральному сховищі, щоб отримати готовий доступ та негайне отримання інформації - наприклад, Документи Зохо.

2. Широка інтеграція.

Програмне забезпечення для управління документами повинно забезпечувати просту та широку інтеграцію із сторонніми програмами, такими як Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive тощо. Це допомагає в безперебійному обміні документами. Evernote Business є чудовим прикладом.

3. Масове завантаження.

Бізнес-сценарії передбачають численні документи. Завантажувати їх по черзі важко, а також забирає багато часу. Тому слід вибрати інструмент управління документами, який дозволяє масово завантажувати документи.

4. Захист документів.

Підприємства використовують засоби управління документами для обробки та зберігання конфіденційних та секретних документів. Компроміс таких даних зазвичай має далекосяжні наслідки для бізнесу і навіть може загрожувати їх існуванню. Ось чому необхідно вибрати такий інструмент управління документами Цифровий ящик для забезпечення потужної безпеки даних.

5. Попередні перегляди з високою роздільною здатністю.

Коли ви використовуєте інструмент управління документами, вам не доведеться завантажувати документ щоразу, коли ви хочете його переглянути. Програмне забезпечення повинно дозволяти попередній перегляд високої роздільної здатності коли завгодно.

Це не цілісний перелік функцій. Користувачі шукають багато інших важливих атрибутів, включаючи широкий спектр шаблонів, чати в режимі реального часу, дозволений рівень автоматизації, функцію управління записами тощо.

Резюме.

Це одне з найкращих доступних програм для управління документами. Цим цифровим перетворенням давно минули дні паперових документів. Хмарне зберігання - очевидно, найкращий варіант. Однак усі ці інструменти мають різні набори можливостей та USP.

Тому оголошувати чіткого переможця не має права - ваш вибір повинен залежати виключно від ваших вимог та бюджету.

Наприклад, якщо ви шукаєте безкоштовне / доступне, але надійне рішення, тоді EverNote Business може стати відмінним вибором. Однак якщо у вас є бюджет і потрібне рішення для підприємства з більш вдосконаленими функціями, можливо, ви захочете піти з цим Smartsheet.

Ретельно перегляньте різні інструменти та їх функції, перш ніж приймати остаточне рішення.

Чи є інструменти для управління документами, які ви хочете використовувати? Повідомте мене в коментарях.

Подальше читання на сайті: Щоб отримати більше оглядів програмного забезпечення для бізнесу, ознайомтеся з моїми посібниками до найкращі програми для планування, the топ програмного забезпечення для управління проектами і найкращі засоби презентації спробувати цього року.